La signature électronique d’email

Les mails font partie des moyens de communication très prisés des entreprises, notamment pour des raisons marketing. Pour améliorer leur délivrabilité, il existe des outils spécifiques aux emails. L’un d’entre eux est la signature électronique. Mais de quoi est-il question ? Comment le paramétrer ? Et quel logiciel choisir ? 

Qu’est-ce qu’une signature d’e-mail ?

Pour commencer, il est important de bien comprendre de quoi nous parlons, car il est facile de confondre la signature d’email avec la signature électronique de documents envoyés par mail. 

Les signatures de mails se situent généralement en bas du message. Ils doivent être à la fois pratiques (en contenant toutes les informations importantes) et esthétiques. Quant aux signatures électroniques, elles viennent remplacer la signature manuelle sur des documents. 

La signature électronique de mail situé en bas d’un courriel est donc utile pour apporter un gage de sérieux à vos messages professionnels. Cela va rassurer le destinataire, en étant certain de lire un message provenant réellement de votre société. 

Comment créer une signature électronique professionnelle ?

Pour créer une signature en bas d’un mail, vous pouvez utiliser un logiciel de signature électronique. Vous obtiendrez un résultat qui inspire le professionnalisme. Maintenant, cela ne fait pas tout. Si vous vous demandez comment faire une signature électronique efficace, il est important d’y faire apparaître des éléments clés, comme : 

• le nom de l’entreprise et son logo (éventuellement son adresse)
• le site internet de la société (ou les pages de ses réseaux sociaux)
• votre nom et prénom, et éventuellement une photo
• votre statut dans l’entreprise
• vos coordonnées de contact

Attention, cela n’est pas suffisant pour créer une belle signature d’email. Il est également important que la charte graphique soit en accord avec votre logo d’entreprise, sans être trop chargée. Au niveau des couleurs, n’en choisissez pas plus de deux. Faites-en de même pour la police d’écriture. 

Si vous mettez une photo, un logo ou une image, faites en sorte qu’elle soit adaptée à la lecture sur smartphone et que sa taille soit en harmonie avec le texte. L’alignement de l’ensemble doit aussi être justifié. 

Une dernière chose : soyez aussi attentif au poids de votre signature, car elle va être téléchargée à l’ouverture du mail. Essayez de ne pas dépasser 100 Ko. 

Qu’est-ce qu’un générateur de signature d’e-mail ?

Comme nous vous le disions, vous pouvez utiliser un logiciel de signature électronique gratuit ou payant pour générer une signature d’email, compatible avec votre service de messagerie (Outlook, Gmail…). Pour le logiciel, il est question d’un outil accessible en ligne, qui va vous aider à créer votre signature unique et compatible avec l’envoi de courriels. Une fois que vous aurez entré les paramètres de votre choix (texte, police, couleur, image, dimensions…), le générateur va créer votre signature de manière automatique. 

Vous devez savoir que les logiciels vous proposent généralement des modèles de signature, si vous manquez d’inspiration. Par ailleurs, si vous ne savez pas comment vous y prendre, vous trouverez facilement des tutoriels pour être guidé pas à pas. 

Les meilleures solutions de signature électronique par mail 

Si vous cherchez une solution professionnelle pour enfin avoir une signature qui améliore votre image de marque, nous allons vous présenter les meilleures options. Rassurez-vous, vous n’aurez pas besoin de coder. C’est donc accessible à tous, même aux débutants. 

Assistance Email

Cette première solution vous permet d’obtenir une signature pro en seulement quelques secondes. Elle est accessible gratuitement. En revanche, ses fonctionnalités sont limitées. Vous ne pourrez pas intégrer une photo à côté de votre nom. Il ne vous sera pas non plus possible de mettre un lien vers vos réseaux sociaux. À vous de voir en fonction de vos besoins professionnels. 

Mysignature

My Signature propose un outil de création de signature pro, utilisable depuis un ordinateur, une tablette ou depuis votre téléphone portable. Évidemment, les signatures sont optimisées pour être lues depuis un smartphone. Vous avez aussi le droit à de nombreux templates gratuits à disposition pour vous aider à trouver l’inspiration. D’autres fonctionnalités sont aussi disponibles avec l’extension, comme le suivi des ouvertures de vos mails, ainsi que les clics sur vos liens. Sachez que les tarifs sont dégressifs en fonction du nombre de signatures dont vous avez besoin. 

Hubspot

Hubspot vous permet aussi de vous créer des signatures uniques, avec son outil Free Email Generator. Vous avez le droit à 6 templates, mais attention, le générateur de modèles n’est pas encore disponible pour les smartphones. En revanche, il est parfaitement compatible avec les clients de messagerie les plus connus. 

Signitic

Signitic est une solution qui a rejoint le Groupe Positive, détenant notamment Sarbacane, un logiciel spécialiste des campagnes marketing par mail et SMS. Quoi qu’il en soit, Signitic permet de gérer l’ensemble des signatures professionnelles de votre entreprise, en interne et en externe, avec son outil Drag and Drop. Vous avez aussi le droit à de nombreuses intégrations, comme Google Workspace, Pipedrive, Salesforce, les bannières Canva… À cela, vous avez accès aux statistiques détaillées et à l’AB testing.  

Wisestamp

Wisestamp est un générateur et un gestionnaire de signatures email, qui vous permet de créer votre signature. Vous êtes guidé tout au long du processus. Les templates sont classés pour vous faciliter la tâche : par plateforme, par domaine d’activité ou par métier. Vous avez aussi des guides et un blog à disposition. La création des signatures est gratuite, mais les autres fonctionnalités sont payantes. 

Exemples de signatures électroniques de mails

Une signature électronique en bas d’un mail peut être comparée à une carte de visite virtuelle. En effet, elle va comporter les mêmes informations. Comme cela, cela assure une certaine authentification du message. Cela peut aussi vous offrir l’opportunité d’insérer une information importante via un lien, comme une actualité, une vidéo…

Comme vous avez pu le lire un peu plus haut, les logiciels vous proposent des modèles de signatures. Vous pouvez aussi vous inspirer des banques de données d’images sur internet. Quoi qu’il en soit, vous trouverez des exemples sous forme de texte, d’images ou même en format HTML.