Depuis l’épidémie de Covid, de plus en plus de documents et contrats sont signés à distance de manière électronique. Mais de quoi est-il réellement question et comment cela fonctionne ? Voici toutes les réponses aux questions que vous vous posez à ce sujet.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
La signature électronique remplace la signature manuscrite pour des documents en ligne, que vous les envoyez par mail ou les transférez sur une plateforme. Que ce soit à des fins personnelles (pour signer des contrats de services) ou professionnels (comme lors du télétravail), cela offre plusieurs avantages. C’est donc devenu un outil incontournable pour authentifier un document et garantir son intégrité.
Les avantages de la signature électronique
Utiliser un outil de signature électronique pour une entreprise est utile tant pour la société que pour les clients ou fournisseurs, suivant la nature des documents signés. Dans tous les cas, le fait que ce soit un acte électronique permet de gagner beaucoup de temps. En effet, la démarche est instantanée. De plus, elle peut être automatisée, par exemple lorsque vous finalisez des contrats.
Évidemment, ce gain de temps engendre également des économies pour les entreprises qui ont recours à cet outil. Plus de contrats peuvent être validés et il y a aussi beaucoup moins de papier et d’encre utilisés.
Elle est également sécurisée, puisque la signature électronique est reconnue d’une manière juridique et permet l’authentification de la personne qui valide la signature. De cette manière, cela garantit l’intégrité du document et vous assure d’obtenir le consentement du ou des signataires par la même occasion.
Les différents types de signatures électroniques
Si vous êtes intéressé pour mettre en place une solution de signature électronique, vous devez savoir qu’il existe plusieurs niveaux de signatures.
La signature électronique simple
Il s’agit du premier niveau. Ici, le signataire utilise sa propre signature, enregistrée numériquement. Elle est ensuite insérée sur le document. Ce dernier peut alors être envoyé par mail. Attention, la signature numérique a une valeur juridique limitée, puisqu’il n’est pas possible de vérifier qui a apposé la signature sur le document. Maintenant, rien ne vous empêche de l’utiliser en interne, afin de vous assurer de la bonne réception ou lecture de certaines informations.
La signature électronique avancée
Ce second niveau de signature électronique mail est la solution la plus prisée par les entreprises. La raison est qu’elle est simple à mettre en place et qu’elle utilise une clé privée envoyée au signataire. Cela garantit donc que c’est bien la personne concernée qui valide le document et pas une tierce personne détenant sa réelle signature, comme cela est possible avec le niveau 1.
La clé de validation peut être envoyée par SMS ou sur un smartphone. Il est également possible de demander à ce que la personne télécharge sa pièce d’identité sur la plateforme que vous utilisez, pour avoir un contrôle supplémentaire.
La signature électronique avancée avec certificat
Comme vous vous y attendez, la sécurité est encore plus poussée avec cette solution. Cette fois, la vérification de l’identité est obligatoire et se fait soit à distance via un service spécifique et certifié, soit en face à face dans les locaux d’un service de proximité agréé, comme La Poste.
La signature électronique qualifiée
C’est le dernier niveau de signature électronique et donc, le plus sûr. En plus de la vérification d’identité comme c’est le cas dans le niveau précédent, le code d’authentification est transmis à une personne désignée en amont. Cela ne peut donc pas être au nom d’une entreprise. Un représentant doit absolument être nommé. Personne d’autre que lui ne pourra valider la signature.
Quels types de documents signer électroniquement ?
Vous vous demandez ce qui peut être signé, que vous utilisiez un logiciel signature électronique gratuite ou payante ? Vous allez vite vous rendre compte que de nombreux documents sont concernés, tant en interne, qu’avec des tiers. Il est donc possible de vous servir d’un tel outil pour valider électroniquement :
- des contrats de travail
- des contrats personnels (les assurances notamment)
- des devis et des factures
- des bons de commande
- des mandats
- des compromis de vente et actes notariés
- des documents comptables, juridiques…
Attention, il existe aussi la signature d’email, comme le propose le logiciel français Sarbacane, avec Signitic. C’est un atout indéniable d’un point de vue marketing, car cela permet aux entreprises d’améliorer leur image de marque et d’identifier chaque membre de l’équipe. Si vous devez mener des campagnes de communication, c’est un outil à prendre en considération.
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Les différentes étapes pour créer une signature électronique
Vous vous posez la question de comment faire une signature électronique ou comment la mettre en place pour votre entreprise ? Nous allons vous expliquer le processus.
Pour commencer, vous devez choisir un outil conforme eIDAS, comme Docusign, si vous optez pour un niveau avancé de signature. Suivant votre domaine d’activité, cela peut être obligatoire. Dans tous les autres cas, cela demande évidemment de connaître vos besoins en termes de sécurité et de types de documents. Vous pourrez alors comparer les différentes offres existantes, que ce soit au niveau des fonctionnalités ou des tarifs.
La seconde étape est donc de valider votre choix et de suivre le processus qui vous sera transmis. Si vous avez besoin d’aide, généralement, vous pouvez vous appuyer sur des tutoriels en ligne. Vous serez alors guidé à chaque étape pour la configuration, notamment pour importer les documents types (fichier en format PDF) qui seront signés après avoir été personnalisés à chaque situation. Attention, faites en sorte de sélectionner une police d’écriture bien lisible, pour rendre la tâche facile aux utilisateurs.
Vous pourrez alors procéder à l’envoi des documents attendant d’être signés par mail ou en les déposant sur le Cloud, suivant le destinataire sélectionné. Ce dernier pourra alors cliquer sur le lien pour signer numériquement, en toute confiance.
Si vous comptez avoir une utilisation de cet outil avec des clients depuis votre site internet, n’oubliez pas de prévoir une FAQ pour leur expliquer comment procéder pour la signature numérique. Vous pouvez aussi paramétrer votre chatbot si vous en avez installé un.
