Envoyer une invitation par email à vos clients ou vos prospects n’est pas anodin. Que ce soit une conférence, un rendez-vous annuel ou une soirée, votre email doit refléter l’événement et surtout inviter les destinataires.
Quelles sont les clés pour réussir son invitation par email ?
Inviter dès l’objet
L’objet de la campagne doit citer l’événement et inviter le destinataire. Ce dernier doit savoir dès sa réception quel est l’objet de votre email.
Exemple :
[Invitation] « Ma société » vous convie à sa soirée de fin d’année
« Ma société » vous invite le « date » à tester ses nouveaux produits
Le « date », nous vous invitons à la remise de prix
Personnaliser le message
Vous invitez une personne, l’invitation se doit d’être personnalisée avec le prénom ou le nom du destinataire. Attention aux erreurs, elles seront mal perçues. Le message ne doit pas apparaître comme un email de masse mais comme une belle invitation personnalisée et proche du destinataire afin qu’il se sente considéré comme unique.
Informer efficacement
L’email doit comporter les éléments indispensables :
– La date
– La ville et le lieu
– L’heure de début
– Le programme : indiquez si l’événement sera suivi ou précédé d’un cocktail ou d’un petit déjeuner.
Il est indispensable de présenter l’événement, le programme ainsi que le lieu afin que le destinataire puisse savoir s’il peut assister à votre événement et si celui-ci répond à ses attentes.
Si le nombre de places est limité, il est aussi appréciable de le préciser afin que le destinataire réagisse dans les temps.
Confirmer sa présence
Que ce soit par une landing page ou un retour d’email, le destinataire doit pouvoir confirmer sa présence.
Par retour d’email, n’utilisez surtout pas une adresse email « noreply » ou « ne pas répondre » qui ne prend pas en charge les emails reçus. Il est indispensable, même dans toute autre communication, d’utiliser une adresse email existante.
Si vous utilisez un lien, celui-ci doit être visible et « fonctionnel » amenant le destinataire vers une page de confirmation.
Garder le contact
Dans l’emailing, n’oubliez pas d’intégrer vos coordonnées pour que l’invité puisse vous contacter rapidement par email ou par téléphone.
Vous pouvez aussi signer l’invitation avec le nom d’un collaborateur, du service commercial par exemple.
Après l’événement, vous pouvez envoyer un email de remerciement aux personnes présentes et en profiter pour y intégrer un bilan de l’événement ou un support de conférence.
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