Vous cherchez un outil pour gérer l’envoi et la réception de mails de votre entreprise ? Il est important de sélectionner une solution performante. Si plusieurs options sont possibles, toutes ne se valent pas. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir Microsoft Outlook.
Présentation de la solution emailing Microsoft Outlook
Microsoft Outlook (officiellement Microsoft Office Outlook) est venu remplacer Hotmail. Il offre une application de gestion de courrier électronique, dont une solution emailing, mais également d’autres outils, comme un calendrier et un gestionnaire de tâches et de contacts.
Outlook peut être utilisé aussi bien de manière indépendante que combiné à Microsoft Exchange Server, si vous avez besoin de fonctionnalités étendues ou d’un usage à plusieurs utilisateurs.
La nouvelle version Outlook date de 2021 et fait partie de la suite Microsoft Office 2021. Il est aussi inclus dans Office 365, qui s’appelle désormais Microsoft 365.
Fonctionnalités de Outlook
Pour savoir ce que vaut Outlook, voici un aperçu des fonctionnalités proposées.
La messagerie
La fonctionnalité première de Outlook, c’est de proposer des outils pour gérer l’envoi et la réception depuis la boîte de messagerie. Pour la gestion des contacts, vous pouvez importer et exporter une liste de coordonnées dans le carnet d’adresses Outlook.
Pour la rédaction des messages, Outlook permet d’ajouter une signature électronique aux messages. Il est également possible de regrouper les emails provenant de plusieurs comptes, mais aussi les calendriers et les contacts, afin de vous faire gagner du temps et de gagner en productivité. Outlook permet aussi d’utiliser les réponses suggérées.
Vous avez aussi l’option de travail en mode “hors ligne”, lorsque vous n’avez pas de connexion internet. Cela vous permet tout de même d’accéder à vos données. Quant à la fonctionnalité Sweep, elle vous permet de supprimer tous les mails datés de plus de dix jours.
L’emailing
Avec Microsoft Outlook, vous avez la possibilité d’envoyer jusqu’à 300 mails par jour en publipostage, en programmant l’horaire d’envoi.
Les autres moyens de communication
Outlook vous permet également de communiquer autrement que par mails. Grâce à l’application Teams, vous pouvez aussi lancer un tchat, ainsi que faire des appels et des visios.
Autres fonctionnalités
Vous pouvez également utiliser les fonctionnalités du calendrier Outlook, notamment pour planifier un rendez-vous et créer un rappel. Il est aussi possible de créer une tâche.
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Tarifs du logiciel Microsoft Outlook
Pour les particuliers
Outlook vous permet d’utiliser gratuitement son logiciel, mais cela n’est possible que pour un seul utilisateur. Il vous permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes :
- Courrier et calendrier Outlook
- Fonctionnalités de sécurité avancées
- 15 Go d’espace de stockage de boîte aux lettres
- 5 Go de stockage en ligne (pour vos pièces jointes, fichiers et photos dans les mails).
Si cela n’est pas suffisant, vous pouvez choisir entre 3 abonnements :
- Microsoft 365 Basic
- Microsoft 365 Personnel
- Microsoft 365 Famille
Microsoft 365 Basic revient à 20 euros par an. Lui aussi est utilisable par une seule personne. L’espace de stockage augmente à 50 Go pour la boîte de réception et 100 Go pour le stockage en ligne. Vous pouvez également contacter les experts du support Microsoft.
Le plan Microsoft 365 Personnel est au prix de 69 euros par an pour une personne. Il vous garantit une utilisation sans publicité et le stockage en ligne passe à 1 To.
Enfin, avec l’abonnement Microsoft 365 Famille, au tarif de 99 euros par an, pour un maximum de 6 personnes. La capacité maximale de l’espace de stockage en ligne est de 6 To, soit 1 To par personne.
Pour les entreprises
Microsoft 365 Business Basic est le premier plan, à 5,60 euros par utilisateur et par mois, avec un maximum de 300 employés. Teams est inclus dans le plan, en plus d’une dizaine d’applications, comme Microsoft Bookings, Planificateur, Forms… En revanche, Copilot n’est disponible qu’en module complémentaire. L’espace de stockage en ligne est de 1 To.
Le second plan, Microsoft 365 Business Standard, coûte 11,70 € euros par utilisateur et par mois. Il donne le droit à plus de fonctionnalités, comme l’organisation de webinaires (avec inscription des participants et reporting), l’utilisation d’espaces de travail collaboratifs ou encore la conception vidéo avec Microsoft Clipchamp.
La 3ᵉ formule Microsoft 365 Business Premium est au prix de 20,60 euros par utilisateur et par mois. Il permet la gestion avancée des identités et des accès et offre une meilleure protection contre les attaques d’hameçonnage. Vous pouvez aussi classer et protéger des informations sensibles.
Avantages du logiciel emailing Outlook
Voici les points à retenir concernant les points forts du logiciel Outlook.
- l’existence d’une version gratuite pour les particuliers
- la gestion efficace des messages électroniques
- la planification et le partage du calendrier
- le stockage des fichiers sur le cloud
La double authentification est également un gage de sécurité, mais attention, certains utilisateurs trouvent cela compliqué à gérer au quotidien.
Inconvénients du logiciel emailing Outlook
Du côté des points faibles du logiciel Outlook, il faut noter la capacité journalière d’envois des mails qui est un peu faible, par rapport à la concurrence. Comme vous pourrez le lire dans notre avis Gmail, ce dernier peut gérer jusqu’à 1 500 emails par jour, contre 300 pour Outlook.
Le système de blocage de spams mériterait d’être plus performant. Les utilisateurs indiquent qu’ils doivent régulièrement signaler des messages indésirables à plusieurs reprises. Notez également que l’intégration de l’IA est limitée.
Alternatives à Microsoft Outlook
Nous l’avons déjà cité dans cet article : Gmail est le grand concurrent du logiciel Outlook, en matière de boîte de réception. Si vous ne l’avez pas déjà fait, nous vous invitons à lire l’article que nous avons rédigé à son sujet. Vous verrez qu’il offre les mêmes fonctionnalités et même plus, avec davantage d’outils collaboratifs.
Si vous devez mener des campagnes de communication par mail, l’utilisation d’un logiciel d’emailing est recommandé, pour obtenir plus de fonctionnalités, notamment au niveau du reporting. N’hésitez pas à consulter notre article sur les meilleurs logiciels de cold emailing, pour y voir plus clair.
Notre avis sur Outlook
Comme tous les logiciels, Outlook présente des avantages et des inconvénients. Si Outlook est néanmoins efficace et réputé, d’autres alternatives semblent actuellement plus performantes. Le choix va donc se faire en fonction de vos besoins et de votre budget.
