À l’heure où la digitalisation façonne notre quotidien et s’ancre dans nos pratiques professionnelles, la gestion des emails demeure une problématique pour les entreprises. Souvent sous-estimée, cette dimension peut néanmoins impacter le bien-être et la qualité de vie au travail. En effet, la surcharge informationnelle engendrée par la multiplication des emails peut provoquer stress et épuisement chez les collaborateurs.
Nous vous proposons de faire un point sur la question à travers quelques chiffres clés et des bonnes pratiques à adopter.
Quelques chiffres révélateurs
D’après le référentiel annuel de l’Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique, les professionnels reçoivent en moyenne 144 emails par semaine, toutes positions confondues. Ce volume d’emails envoyés et reçus constitue ainsi le premier indicateur de surcharge informationnelle et de pénibilité numérique.
- L’email est désormais le principal mode de communication interne en entreprise.
- Environ 80 % des emails reçus sont inutiles ou non sollicités.
- Les salariés passent en moyenne 30 % de leur temps de travail à consulter et traiter leurs messages électroniques.
Face à ce constat alarmant, il devient nécessaire de repenser nos pratiques en matière d’emailing et de trouver des solutions pour réduire cette pénibilité numérique.
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Les bonnes pratiques pour mieux gérer sa boîte mail
Organiser ses messages et optimiser son temps de traitement
Pour éviter la surcharge informationnelle, il est essentiel d’adopter quelques règles de base pour organiser sa boîte de réception :
- Trier ses emails en leur attribuant des étiquettes ou des dossiers spécifiques, selon leur importance ou leur thématique.
- Utiliser les fonctionnalités de filtrage automatique, en créant des règles pour rediriger certains types de messages vers des dossiers appropriés.
- Consolider les fils de discussion et centraliser l’historique des échanges dans un même email.
- Dédier une plage horaire régulière pour le traitement des emails.
- Définir des objectifs clairs de réponse aux messages reçus ou envoyés.
Adopter une politique d’emailing responsable en entreprise
Au-delà de ces conseils individuels, il appartient aussi aux entreprises d’instaurer une véritable culture de l’email comme outil de communication et non comme source de stress. Voici quelques éléments à prendre en compte :
- Mettre en place une charte dédiée à l’utilisation de l’email, précisant les règles à respecter en matière d’envoi, de réponse et de stockage des messages.
- Favoriser une communication directe et concise, en apprenant à être sélectif dans l’usage du mail comme moyen de communication.
- Valoriser les autres outils collaboratifs à disposition pour aborder certains sujets ou problématiques en interne (plateformes de travail collaboratif, messagerie instantanée, réunions virtuelles, etc.).
- Veiller au respect d’un droit à la déconnexion des employés, en évitant par exemple l’envoi de messages professionnels en dehors des horaires de travail.
L’email reste un outil indispensable pour échanger et transmettre de l’information en entreprise, mais il est crucial d’apprendre à le maîtriser pour ne pas se laisser submerger.
En conclusion
La pénibilité numérique causée par la surcharge informationnelle liée aux emails est une réalité souvent sous-estimée. Pourtant, bien gérer sa boîte mail peut contribuer à améliorer significativement la qualité de vie au travail et l’efficacité des collaborateurs.
Il est temps de repenser nos pratiques en matière d’emailing et d’adopter une approche plus responsable, tant au niveau individuel que collectif.
