De nombreuses personnes sont confrontées à une problématique commune : l’envoi de fichiers volumineux via leur messagerie électronique. Avec une limite stricte de 25 Mo sur les pièces jointes dans Gmail, il peut sembler impossible d’envoyer des fichiers plus grands tels que des vidéos, des présentations ou des logiciels. Heureusement, il existe des solutions pratiques qui permettent de contourner cette limitation tout en continuant à utiliser votre compte Gmail.
Utiliser Google Drive comme solution intégrée
Google a anticipé ce besoin et propose une fonctionnalité directement intégrée à Gmail : Google Drive. Grâce à cet outil de stockage en ligne, vous pouvez envoyer des fichiers allant jusqu’à 10 Go sans quitter votre messagerie.
Qu’est-ce que Google Drive ?
Google Drive est un service de stockage en cloud offert par Google. Il vous permet de stocker, partager et accéder à vos fichiers depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Lorsqu’un fichier est trop volumineux pour être envoyé directement comme pièce jointe dans Gmail, celui-ci propose automatiquement d’utiliser Google Drive pour le partage.
Comment ça fonctionne ?
- Ouvrez Gmail et cliquez sur « Nouveau message » pour créer un nouvel e-mail.
- Saisissez les informations nécessaires (adresses e-mail du destinataire, objet, texte du message).
- Cliquez sur l’icône de Google Drive située en bas de la fenêtre de composition.
- Sélectionnez le fichier volumineux que vous souhaitez envoyer depuis votre Google Drive ou téléchargez-le si ce n’est pas déjà fait.
- Ajoutez le lien vers le fichier dans votre message puis envoyez l’e-mail.
En utilisant cette méthode, Gmail crée automatiquement un lien vers le fichier hébergé sur Google Drive que le destinataire pourra consulter et télécharger aisément.
Avantages de l’utilisation de Google Drive
L’usage de Google Drive possède plusieurs avantages indéniables tant pour l’expéditeur que pour le destinataire.
Sécurité et accessibilité
Le stockage en cloud permet une meilleure gestion de la sécurité et de l’accès aux fichiers. Vous pouvez configurer et restreindre les permissions d’accès à vos documents, qu’elles soient publiques ou privées. Les fichiers restent accessibles uniquement à ceux qui ont reçu l’autorisation spécifique, répondant ainsi aux normes de confidentialité requises pour des documents sensibles.
Espace de stockage généreux
Google Drive offre, gratuitement, jusqu’à 15 Go de stockage partagé entre Google Drive, Gmail et Google Photos. Pour ceux qui ont besoin de plus d’espace, diverses options payantes permettant de profiter de capacités bien supérieures sont disponibles.
Alternatives à Google Drive pour l’envoi de fichiers volumineux
Il peut arriver que, pour différentes raisons, vous préfériez ne pas utiliser Google Drive. Dans ce cas, plusieurs autres services peuvent vous aider à envoyer vos fichiers volumineux via Gmail.
WeTransfer
Un des services les plus connus pour l’envoi de fichiers lourds est WeTransfer. Ce service permet d’envoyer jusqu’à 2 Go de données gratuitement et jusqu’à 20 Go avec un abonnement payant. Le processus est simple : téléchargez vos fichiers sur WeTransfer, obtenez un lien de téléchargement et insérez-le dans votre e-mail.
Dropbox
Tout comme Google Drive, Dropbox propose également un espace de stockage en ligne où vous pouvez sauvegarder vos fichiers et générer des liens de partage. La version gratuite offre 2 Go de stockage, mais des abonnements payants permettent d’étendre cette limite de manière significative.
Meilleures pratiques pour gérer les fichiers volumineux
Au-delà de choisir le bon service, il est utile de suivre certaines meilleures pratiques pour gérer l’envoi de fichiers massifs afin d’assurer que vos communications valent mieux grâce à Gmail.
Compresser les fichiers avant l’envoi
Les formats de compression, comme ZIP ou RAR, peuvent réduire la taille des fichiers avant de les uploader sur un service de stockage. Cela peut s’avérer particulièrement utile lorsque votre connexion Internet est lente ou lorsque le temps réduit disponible est critique.
Vérifier la compatibilité des fichiers
Assurez-vous que le format de votre fichier soit compatible avec le dispositif utilisé par le destinataire. Par exemple, évitez d’envoyer un fichier .psd si vous savez que le récepteur utilise principalement des outils bureautiques standards.
Diviser les fichiers en morceaux plus petits
Pouvez fractionner les fichiers lourds en plusieurs segments réduits. Vous pouvez utiliser différents utilitaires de scission de fichiers, qui produisent plusieurs parties que vous pouvez envoyer séparément, et reconstituer simplement au niveau du destinataire.
Automatiser l’envoi de votre correspondance
Si vous devez fréquemment envoyer des fichiers volumineux, envisagez d’automatiser ce processus en utilisant des script ou services prédéfinis pour éviter toute répétition fastidieuse.
Scripts et API
Des scripts ou applications développés via les API Gmail et Google Drive peuvent automatiser les tâches courantes d’ajout, envois et partages de fichiers, libérant ainsi du temps précieux pour d’autres activités essentielles.
Services tiers
Plusieurs services tiers tels que Zapier ou IFTTT offrent des intégrations entre Gmail et autres plateformes de stockage de fichiers qui peuvent automatiser l’ensemble du flux de travail.
