Comment créer un Doodle sur Outlook pour planifier vos réunions ?

créer un Doodle sur Outlook

Cher lecteur, t’es-tu déjà retrouvé face à l’enfer de la planification des réunions  ? Tu connais probablement ce moment où tu échanges dix mails juste pour trouver un créneau qui convient à tout le monde. La bonne nouvelle est que tu peux utiliser Doodle directement depuis Outlook  ! Cet article te guidera pas-à-pas dans l’utilisation de cette combinaison magique.

Intégrer Doodle avec Outlook : pourquoi choisir cette option ?

Il est tellement plus pratique de centraliser tes outils de travail au même endroit. En intégrant Doodle avec Outlook, tu simplifies la gestion de ton agenda et tu optimises ta productivité. Plus besoin de jongler entre plusieurs applications  !

Doodle facilite grandement la coordination des agendas en permettant aux participants de s’accorder sur des créneaux communs via des sondages en ligne. Mieux encore, quand c’est intégré à Outlook, tout se synchronise de manière transparente.

Fonctionnement général de Doodle

Doodle est une application de planification de réunion. Par le biais d’un sondage, il permet aux invités de s’accorder sur un créneau commun. Véritable allié dans la course contre les conflits horaires, cet outil fait partie des indispensables pour une organisation efficace.

Après avoir créé un sondage, tu partages simplement le lien avec tes collègues ou partenaires commerciaux. Ils n’ont qu’à indiquer leurs disponibilités parmi les options proposées. Une fois tous les votes collectés, tu choisis le meilleur créneau  !

Les avantages d’utiliser Doodle couplé à Outlook

L’intégration de Doodle avec Outlook offre plusieurs avantages  :

  • Simplification de la procédure de planification  : plus besoin de passer par une autre plateforme, tout se gère depuis ton client mail habituel.
  • Gain de temps  : moins d’échanges mail par mail, tout se décide via un vote rapide.
  • Synchronisation automatique  : les événements sélectionnés se retrouvent directement dans ton calendrier Outlook.

Tutoriel : comment créer un sondage Doodle sur Outlook

Étapes préliminaires avant de commencer

Tout d’abord, assure-toi d’avoir un compte Doodle. Pas de panique si tu n’en as pas encore, la création se fait en quelques clics sur le site de Doodle. Ensuite, vérifie que tu disposes des autorisations nécessaires pour ajouter des extensions dans Outlook.

Une fois ces conditions remplies, tu es prêt pour la suite. Nous allons entrer dans le vif du sujet et te montrer les étapes détaillées pour intégrer ces deux outils collaborateurs  !

Première étape : installer complément Doodle dans Outlook

Pour débuter, ouvre Outlook et dirige-toi vers le menu « Compléments ». C’est là que la magie commence. Clique sur « Ajouter un Complément » et cherche « Doodle ». En quelques instants, tu verras apparaître l’extension tant attendue. Ajoute-la à ta liste et active-la.

Avec Doodle désormais intégré, tu as droit de lancer des sondages directement depuis tes e-mails. Plus besoin de basculer constamment entre différents onglets ou applications  !

Deuxième étape : créer un sondage Doodle depuis Outlook

Maintenant que ton complément est installé, passons à la création du sondage proprement dit. Clique sur « Nouveau message » et trouve le bouton Doodle dans la barre d’outils. Sélectionne-le pour lancer l’interface utilisateur de Doodle directement dans ta fenêtre de mail.

Choisis les options de dates et heures possibles pour ta réunion. N’hésite pas à proposer plusieurs alternatives afin de maximiser les chances de trouver un créneau commun. Une fois que toutes les plages sont saisies, invite les participants en ajoutant leurs adresses mail dans le champ correspondant.

Gestion et suivi du sondage

Suivre les réponses des participants

L’un des grands atouts de Doodle est sa capacité de suivi en temps réel. Dès qu’un participant répond, tu reçois une notification. Cela te permet de garder un œil attentif sur la progression du sondage sans quitter ton environnement de travail.

Accède à ton sondage en cours depuis la section « Mes Doodles » de l’interface Doodle ou directement via les notifications reçues dans ta boîte Outlook. Pratique, non  ?

Finaliser et confirmer l’événement

Une fois que chacun a exprimé ses préférences, il ne te reste plus qu’à analyser les votes et sélectionner le créneau gagnant. D’un simple clic, tu peux appuyer sur « Sélectionner date finale » pour confirmer l’événement choisi. Voilà, mission accomplie  !

N’oublie pas d’envoyer une confirmation finale à tous les participants afin qu’ils soient bien informés du créneau retenu. Cette étape garantit que tout le monde soit aligné et prépare efficacement sa participation à la réunion.

Astuces pour optimiser l’utilisation de Doodle et Outlook

Proposer des plages horaires variées

Quand tu crées un sondage, essaie de varier les jours et les heures pour augmenter les chances que tout le monde trouve un créneau convenable. Ne te limite pas aux traditionnels 9-17h, surtout si tu travailles avec des équipes internationales.

Décaler légèrement tes propositions peut parfois révéler des créneaux inattendus mais parfaitement adaptés, réduisant ainsi les risques de conflits.

Utiliser les paramètres avancés de Doodle

Doodle propose également quelques fonctionnalités avancées comme la limitation du nombre de participants par créneau ou encore l’anonymat des votes. Explore ces options pour personnaliser tes sondages en fonction des besoins spécifiques de chaque réunion.

Ces paramétrages peuvent démontrer une grande utilité notamment lors de la planification de sessions davantage critiques où chaque détail compte pour le bon déroulement de l’événement.