Les emails professionnels restent un outil incontournable dans nos échanges quotidiens au travail. Savoir rédiger un email de manière efficace peut non seulement améliorer votre communication avec vos collègues et clients, mais aussi accroître votre réputation professionnelle. Cependant, il est une phrase que beaucoup ont tendance à négliger, malgré son importance stratégique. Pourquoi est-elle indispensable et comment l’utiliser correctement ? Découvrez tout dans notre article.
L’importance des formules de politesse
Pourquoi la politesse compte-t-elle autant ?
Dans le cadre professionnel, utiliser les formules de politesse permet de maintenir un climat respectueux et harmonieux. Ces salutations et remerciements placent vos interlocuteurs en bonne disposition envers vous et renforcent votre image de marque personnelle.
- Renforce la crédibilité : Une bonne formule montre que vous prenez votre communication au sérieux.
- Favorise la coopération : Les récipiendaires se sentent plus enclins à répondre positivement à un message courtois.
- Préserve les relations professionnelles : La politesse construit un pont de respect mutuel entre collaborateurs.
Astuces pour choisir les bonnes formulations
Pour éviter d’être trop vague ou impersonnel, il est utile d’adapter vos expressions selon votre interlocuteur et le contexte du message. Quelques suggestions :
- “Bien cordialement” : Un classique pour clore un email formel.
- “Merci d’avance” : Utilisé lorsque vous demandez quelque chose.
- “En vous souhaitant une excellente journée” : Crée une atmosphère positive.
La phrase clé qui change tout
Qu’est-ce qu’une phrase pivot ?
La phrase pivot est cette fameuse phrase que tout email professionnel devrait contenir. Elle sert de transition, de rappel ou d’orientation pour les actions suivantes. Sa fonction première est de guider l’attention de votre destinataire vers ce qui importe.
L’exemple parfait : “Je vous remercie de bien vouloir me confirmer réception de ce message.”
Cette phrase simple mais puissante remplit plusieurs rôles essentiels :
- Assurance de lecture : Vous assurez que votre email a été lu et pris en compte.
- Facilitation du suivi : En demandant une confirmation, vous créez une opportunité naturelle de relancer si nécessaire.
- Respect et professionnalisme : Formulée poliment, elle montre que vous respectez le temps de votre destinataire.
Les erreurs courantes à éviter
Formulations passives-agressives
Il n’est pas rare de rencontrer des phrases qui peuvent sembler innocentes, mais qui véhiculent en réalité un ton passif-agressif, comme par exemple :
- « Comme évoqué dans mon dernier mail »
- « Désolé pour la relance »
Elles peuvent créer des désaccords ou des malentendus inutiles. Il vaut mieux privilégier des formulations claires et positives.
Trop de jargons
L’utilisation excessive de jargon ou de termes techniques spécifiques peut rendre vos emails difficiles à comprendre pour certains destinataires. Soyez concis et utilisez un langage accessible à tous.
Comment intégrer la phrase magique dans différents contextes
Email de premier contact
Quand vous contactez quelqu’un pour la première fois, commencez par vous présenter et expliquez l’objet de votre email. Terminez avec : “Je vous remercie de bien vouloir me confirmer réception de ce message.”
Relance après absence de réponse
Si vous n’avez pas eu de retour à votre premier message, vous pouvez écrire : “Je me permets de revenir vers vous concernant mon message précédent. Je vous serai reconnaissant(e) de bien vouloir me confirmer sa bonne réception.”
Email de coordination
Lorsqu’il s’agit de coordonner plusieurs personnes ou départements, une phrase claire est essentielle : “Pour confirmer la suite, merci de bien vouloir accuser réception de cet email et de me notifier si vous avez des questions.”
Le pouvoir des petites phrases en psychologie professionnelle
Créer un impact positif
Des études ont montré que l’emploi de phrases de remerciement et de confirmation améliore grandement la perception qu’ont les autres de nous. Ces phrases solidifient l’impression de responsabilité et de professionnalisme que l’on souhaite projeter.
Réduire le stress relationnel
Être direct et clair dans ses communications réduit les ambiguïtés. En demandant une confirmation de réception, vous éliminez le flou et assurez une compréhension mutuelle.
Pratiques recommandées et conseils finaux
Adapter votre ton au destinataire
Chaque interlocuteur est unique. Adaptez toujours le niveau de formalité de vos phrases aux attentes et habitudes de chaque personne, tout en gardant cette phrase pivot comme constante.
Revérifiez avant d’envoyer
Enfin, prenez toujours quelques secondes pour relire votre email avant de l’envoyer afin de vous assurer que toutes les informations nécessaires y figurent, ainsi que votre phrase clé.
