Êtes-vous submergés par les notifications continues de votre boîte de réception ? La gestion des emails peut vite devenir une source de stress et de distraction au travail. Une méthode révolutionnaire, appelée la règle des trois emails, pourrait bien être la solution à ce problème moderne.
Qu’est-ce que la règle des trois emails ?
L’idée principale derrière cette méthode est simple : limiter le nombre d’échanges par email sur un sujet particulier à seulement trois. Si la discussion ne peut pas être finalisée en trois messages ou moins, il est conseillé de passer à un autre mode de communication, comme un appel téléphonique ou une réunion en personne. Cette approche permet non seulement de conserver l’efficacité mais aussi de réduire le flux constant de courriels entrants et sortants.
Les origines de la méthode
La règle des trois emails a été popularisée par des experts en productivité qui cherchaient à lutter contre le phénomène de surcharge informationnelle. En introduisant cette limite stricte, ils ont remarqué une amélioration notable dans leur gestion du temps et leur capacité à se consacrer à des tâches plus importantes.
En quoi cela vous aide-t-il ?
Réduction du stress
Recevoir des dizaines, voire des centaines d’emails chaque jour peut rapidement devenir accablant. La règle des trois emails vous aide à réduire considérablement le nombre de messages à traiter, diminuant ainsi le stress et améliorant votre bien-être mental.
Amélioration de la clarté
Cette méthode dote également chaque échange de plus de structure et de clarté. Sachant qu’ils n’ont que trois emails pour faire passer leurs messages, les expéditeurs sont obligés de rédiger des communications plus précises et complètes dès le départ.
Efficacité accrue
- Mise en avant des points essentiels : En limitant les échanges, on élimine les discussions superflues et on se concentrer sur l’essentiel.
- Temps gagné : Moins de mails à lire signifie plus de temps pour se consacrer à d’autres tâches importantes.
- Diminution des interruptions : Moins de notifications d’emails permettent de mieux se concentrer sur ses projets actuels.
Comment mettre en œuvre la règle des trois emails ?
Étape 1 : Soyez proactif
Lorsque vous envoyez un email, assurez-vous qu’il soit suffisamment complet pour éviter des allers-retours inutiles. Intégrez toutes les informations pertinentes et demandez explicitement tout ce dont vous avez besoin pour avancer.
Étape 2 : Utilisez des règles automatiques
Configurez des filtres et des règles dans votre client email pour prioriser automatiquement certains messages et déprioriser ceux qui ne nécessitent pas de réponse immédiate. Cela vous permet de vous concentrer sur les conversations clés.
Étape 3 : Éducation des interlocuteurs
Informez vos collègues, clients et partenaires commerciaux de cette nouvelle méthode de gestion des emails. Expliquez-leur les avantages et encouragez-les à adopter la même pratique.
Exemples pratiques
Voici comment appliquer la règle des trois emails dans différentes situations professionnelles :
Collaboration interne :
- Email 1 : Présentez la situation/problème succinctement et proposez une solution.
- Email 2 : Répondez aux questions soulevées ou apportez des éclaircissements supplémentaires.
- Email 3 : Finalisez les détails restants et confirmer les prochaines étapes.
Communication externe avec un client :
- Email 1 : Accusez réception de la demande et fournissez les informations requises.
- Email 2 : Apportez les corrections nécessaires suite aux premiers retours du client.
- Email 3 : Concluez la discussion en confirmant la satisfaction du client et en suggérant éventuellement un rendez-vous si nécessaire.
Ce qu’il faut éviter
Trop de détail initial
Bien que la clarté soit essentielle, évitez de surcharger votre premier email avec trop d’informations. Mettez en avant les points critiques et laissez vos interlocuteurs demander des clarifications si nécessaire.
Peur de fixer des limites
Il peut être intimidant de changer la manière dont nous communiquons habituellement, surtout lorsqu’il s’agit de poser des limites. Toutefois, soyez ferme sur l’application de la règle des trois emails pour instaurer une dynamique de respect mutuel et d’efficacité.
Adopter une politique d’entreprise
Formation et soutien
Pour généraliser cette méthode, les entreprises peuvent mettre en place des politiques internes et offrir des formations spécifiques. Former les employés à utiliser efficacement la règle des trois emails peut contribuer à un environnement de travail plus serein et productif.
Outils technologiques
Enfin, l’adoption d’outils numériques aidant à la gestion des emails, comme des extensions de navigateur bloquant les notifications pendant certaines heures ou des applications de triage intelligent, peut renforcer l’application de cette règle.
