Vous cherchez un service de signature électronique pour dématérialiser vos documents d’entreprise ? L’avantage de ces logiciels, c’est que cela vous permet de gagner du temps dans votre travail au quotidien. Par ailleurs, cela réduit grandement l’archivage papier, sans oublier que vous avez moins de chance de perdre des documents. Pour autant, il n’est pas si facile de choisir l’outil de signature électronique, car les propositions sont nombreuses. Prenez donc un peu de temps pour comparer différents logiciels. Voilà pourquoi, nous vous invitons à poursuivre votre lecture pour découvrir Dropbox Sign.
Présentation de la solution de signature électronique Dropbox Sign (ex-HelloSign)
Dropbox Sign fait évidemment partie du groupe Dropbox, proposant des solutions de stockage sur le cloud. La société a été créée en 2007 par Drew Houston et depuis n’a cessé de se développer et de proposer de nouveaux outils de productivité. Leur mission est de vous faire gagner du temps et d’améliorer la productivité de votre entreprise.
Pour en revenir au logiciel de signature électronique, Dropbox Sign est en réalité issue de la solution Hellosign, créée en 2010 par Joseph Walla et Neal O’Mara. Elle a ensuite été rachetée en 2019, pour intégrer le groupe Dropbox.
Fonctionnalités de Dropbox Sign (ex-HelloSign)
Pour pouvoir vous faire une idée un peu plus précise de ce que vous propose cette solution logicielle, nous allons vous parler de ses fonctionnalités.
Création de signatures
Pour vous aider à envoyer vos signatures à usage professionnel, Dropbox Sign met des modèles de documents à votre disposition. Ainsi, cela vous fait gagner du temps dans la préparation de vos documents et cela vous évite de réaliser des tâches rébarbatives, car répétitives. Une fois créés, vous pourrez les envoyer à vos clients ou collaborateurs pour qu’ils soient signés. Lorsque vous les aurez reçus en retour, il vous suffira de les conserver en toute sécurité sur le site Dropbox.
Gestion des signatures
Dropbox Sign vous permet de consulter les rapports, afin de suivre l’évolution de vos documents envoyés à la signature. Pour les documents envoyés, mais dont vous n’avez pas encore reçu de retour du signataire, Dropbox Sign vous offre aussi la fonctionnalité des rappels automatiques. Cette automatisation vous libère l’esprit, en n’ayant plus besoin de penser à vérifier le statut et, encore une fois, vous libère du temps.
Pour pouvoir utiliser les signatures à tout moment et peu importe l’endroit où vos employés se trouvent, sachez qu’elles sont responsives. Vous pouvez donc les utiliser depuis un smartphone pour valider des documents en déplacement.
Tarifs du logiciel Dropbox Sign (ex-HelloSign)
Connaître les tarifs d’un logiciel fait partie intégrante de la prise de décision. La bonne nouvelle avec Dropbox Sign, c’est que vous avez le droit à un essai de 30 jours gratuits, pour savoir si cela correspond ou non à vos attentes. Ainsi, vous saurez comment faire une signature électronique avec le logiciel. Ensuite, si vous êtes convaincu, vous pouvez choisir entre 3 formules payantes :
- Essentials à 13,33 euros par mois (pour un seul utilisateur)
- Standard au prix de 24 euros par utilisateur et par mois (maximum 5 utilisateurs)
- Premium (tarif sur devis)
Avec l’offre Essentials, vous avez déjà le droit à de nombreuses fonctionnalités, comme
- les signatures illimitées
- l’utilisation de modèles (au nombre de 5)
- la personnalisation des champs signataires
- un horodatage des documents
- une transmission sécurisée
- l’envoi de rappels et notifications
- des intégrations (Google Drive, Microsoft Word, HubSpot…)
En optant pour la formule Standard, les modèles passent à 15 et d’autres fonctionnalités s’ajoutent. Ainsi, vous avez la possibilité de
- intégrer des pièces jointes
- avoir une signature manuscrite et numérisée accessible depuis votre application mobile
- ajouter votre logo à votre signature professionnelle
- faire des envois groupés
- ajouter une authentification par SMS
- consulter des rapports d’analyse
Avec le dernier plan payant, les modèles sont accessibles de manière illimitée. L’assistance client peut être personnalisée (option payante). En plus de cela, vous avez accès aux champs de signataire avancés, mais aussi aux rapports avancés depuis le tableau de bord des performances. L’authentification unique fait aussi partie des fonctionnalités, tout comme le mode multi-équipe, le stockage des données ou encore la signature électronique conforme eIDAS.
Sachez également, que quelle que soit la version sélectionnée, la signature électronique est disponible dans 22 langues.
Avantages et inconvénients du logiciel de signature électronique Dropbox Sign (ex-HelloSign)
Dropbox Sign présente plusieurs atouts, et cela, même avant de choisir un abonnement. En effet, vous avez la possibilité de tester le logiciel sans rien n’avoir à débourser et sur une période d’un mois. C’est loin d’être le cas de tous les logiciels de signature électronique
concurrents. Comme vous pourrez le voir dans l’avis Signaturit, l’essai n’est que d’une semaine.
La plateforme est également facile à prendre en main et les utilisateurs apprécient aussi la capacité de stockage des documents signés. Les tarifs sont aussi très avantageux, puisque dès la première formule, vous avez le droit aux signatures en illimités et les fonctionnalités sont déjà nombreuses.
En revanche, le téléchargement des documents mériterait d’être amélioré, car il est un peu lent. Par ailleurs, le format de date n’est pas modifiable. Or, le format MM/JJ/AA n’est pas toujours accepté par les administrations françaises.
Notre avis sur Dropbox Sign (ex-HelloSign)
Globalement, l’offre faite par Dropbox Sign, ex Hellosign, est très satisfaisante. Elle peut convenir aussi bien aux petites entreprises qu’aux grandes équipes. Faites seulement attention aux types de documents que vous souhaitez signer, pour ne pas vous retrouver en situation délicate avec l’administration française.
Quel que soit le choix que vous ferez, pensez à utiliser des outils complémentaires, pour améliorer votre processus de vente. Si vous désirez que le contenu de vos messages soit lu et que vos documents soient signés en temps et en heure, mettez toutes les chances de votre côté. Ainsi, utilisez un logiciel de signature électronique d’email pour gagner en visibilité et présenter une bannière professionnelle. Nous vous conseillons notamment la solution Signitic, qui appartient au groupe Sarbacane, proposant des outils pour mener des campagnes marketing.
