À l’heure actuelle, toutes les entreprises sont amenées à faire signer certains documents à leurs clients et fournisseurs, et cela, quelles que soient leur taille et le domaine d’activité. Cela peut être des contrats, comme des conditions générales de vente, ou tout autre document. Pour gagner du temps, mais aussi pour faciliter leur archivage, la dématérialisation est un atout majeur. Voilà pourquoi nous vous invitons à découvrir le logiciel Universign.
Présentation de la solution de signature électronique Universign
Universign est un logiciel SaaS créé en 2001, vous permettant de signer vos documents de manière dématérialisée. Les signatures sont qualifiées eIDAS. Cela signifie que le document signé possède une valeur juridique. Mais c’est également un outil pour bénéficier de cachet électronique et d’horodatage. Quoi qu’il en soit, leur offre est accessible soit par l’intermédiaire de l’API ou du portail Web.
À titre d’information, aujourd’hui, il a changé de nom pour devenir Universign au sein du groupe Signaturit. Par ailleurs, le logiciel est reconnu par Adobe et Acrobat Reader, pour visionner les documents en format PDF.
Fonctionnalités de Universign
Comme vous venez de le lire, Universign offre des fonctionnalités complémentaires à la signature électronique. Nous vous proposons donc de découvrir ce que cela comporte, pour savoir si cela peut correspondre à vos attentes.
La signature de documents
La solution Universign vous permet de télécharger vos documents, puis de désigner des signataires. À eux ensuite d’indiquer le code reçu par SMS pour que cela fasse office de signature. Bien entendu, cela fonctionne dans les deux sens : vous pouvez signer et faire signer. Sachez également que vous avez le droit à un outil de page de signature multilingue (disponible en français, anglais, allemand, espagnol, italien, néerlandais, portugais, polonais, bulgare et roumain).
Le logiciel vous permet aussi de conserver vos documents en toute sécurité.
Horodatage
La fonctionnalité d’horodatage est importante pour prouver que le document a été envoyé et réceptionné dans les délais réglementaires. C’est également un moyen de conserver un historique de vos échanges électroniques, mais aussi d’apposer une date sur différents styles de documents :
- créations intellectuelles de vos collaborateurs
- conditions générales de vente
- clôture d’enchères en ligne
- factures
- …
Le cachet électronique
Pour sa mise en place, cela va nécessiter de créer un certificat d’identité numérique au nom de votre entreprise. Il vous suffira ensuite de l’intégrer à vos applications. Vous aurez ainsi la possibilité de sceller des documents professionnels, puisque cela fait office de tampon numérique. Ainsi, personne ne pourra remettre en cause leur authenticité et vous vous mettrez à l’abri de fraudes.
Tarifs du logiciel Universign
Sachez qu’il n’existe pas de version gratuite. En revanche, vous pouvez demander une démo ou profiter d’un essai gratuit, comme le proposent également d’autres logiciels de signature électronique concurrents, dont Docusign.
Le logiciel Universign est disponible sans engagement, puisque vous achetez des packs. Ils sont valables durant un an. Le nombre d’utilisateurs est également illimité. Attention, il existe différents types de packs à l’achat.
Au niveau des tarifs pour les signatures électroniques, cela donne :
- 25 signatures au tarif de 49 euros
- 50 signatures pour 97 euros
- 100 signatures pour 189 euros
- …
À chaque fois, vous aurez le droit de choisir entre le niveau de signature basique ou avancée. Vous pourrez également choisir entre l’utilisation des fonctionnalités directement sur Universign ou en utilisant l’API pour le connecter à votre logiciel métier. Néanmoins, vous aurez besoin d’entrer en contact avec le service client.
Les tarifs d’horodatage qualifié eIDAS sont aussi disponibles en packs. Voici ce que cela donne :
- 100 horodatages pour le prix de 39€
- 500 horodatages pour 97€
- 2 000 horodatages pour 299€
- …
En revanche, pour connaître les tarifs de cachet électronique, vous devez contacter le support client.
Avantages et inconvénients du logiciel de signature électronique Universign
Le logiciel Universign présente de nombreux points forts pour les entreprises. En effet, il propose un éditeur très complet à ses clients, avec toute une panoplie d’outils. Ainsi, depuis l’interface logicielle, un utilisateur peut donc gérer entièrement la signature d’un document, du paraphe à l’archivage, sans oublier l’horodatage qualifié inclus dans chaque signature et le choix du niveau de signature. Le fait que les signatures peuvent se faire dans différentes langues est également un avantage pour les entreprises qui exercent leur activité à l’international et qui se demandent comment faire une signature électronique parfaitement compréhensible de tous.
Notons également que vous n’avez aucun engagement lorsque vous utilisez Universign, puisque vous achetez des packs de signatures. Vous payez donc en fonction de vos besoins, qui peuvent varier d’un mois à un autre.
Si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez consulter le centre d’aide en ligne. Les réponses apportées sont nombreuses et accessibles à tous.
En revanche, l’essai gratuit offre seulement un pack de 5 signatures électroniques, quand d’autres concurrents proposent un accès au logiciel sur une période donnée. En lisant l’avis Yousign, vous verrez que vous avez le droit à 40 jours d’essai pour tester les services de l’API et 14 jours pour l’application. Attention également, les comptes inactifs sont automatiquement désactivés au bout de 60 jours. Mais rassurez-vous, vous en serez notifié par mail, une semaine avant.
Notre avis sur Universign
Pour achever notre comparatif sur le logiciel Universign, nous allons vous donner notre avis global. Comme vous pouvez vous en douter si vous avez consulté notre page, il s’agit d’un logiciel de gestion de signatures de confiance. Il vous permet d’augmenter la sécurité de l’authentification des validations de document, et cela, en toute simplicité.
Pour envoyer vos documents en attente de signatures à vos clients et fournisseurs, il est recommandé de compléter l’utilisation d’un tel logiciel avec une solution vous permettant de vous créer une bannière d’email professionnelle. Ainsi, vous renforcez votre crédibilité et vous réduisez le risque que les personnes ne signent pas les documents envoyés en pièce-jointes, car ils pourront vous identifier avec certitude. Si vous cherchez un tel outil, nous vous conseillons le logiciel de signature électronique d’email Signitic, qui appartient au groupe français Sarbacane. Sachez que vous pouvez l’essayer gratuitement durant 14 jours pour voir si cela correspond à vos attentes.
